高専カンファレンスin西京2の運営をした話

TL;dr

• たくさん人が来てくれたし楽しんでくれていたので良かった
• 中途半端に企業を関わらせると良くない
• 運営としては失敗だった

注意

呪詛っぽい話が多いです。
ぼく個人としてのあくまで主観的な話です。高専カンファレンスin西京2実行委員会とは関係がありません。

事前準備

昨年3月17日に行われた高専カンファレンスin西京を引き継ぐということで実行委員長が奮起になってくれたので手伝うよと声を掛けました。5,6月には運営メンバーは大体決まっていました。

元々「宇部と徳山合同なので宇部って使うのもあれだし西京にしませんか」というのが名前の由来だったので，西京という名前を引き継ぐわけだし徳山の人間も入れませんか良いですねとなり結局宇部徳山の7人？ぐらいで運営チームを組みました。

昨年の反省を活かした結果少人数での運営になりましたがここは非常に良かった点です。正解でした。

11月とかそれぐらいの頃に運営メンバーを集めて顔合わせをしました。

主に役割分担とか自己紹介とかをしていました。ぼくはまあ受付とかやりますとなりました。

顔合わせミーティングのときに，運営のメンバーから「ある企業の人からイベントをやるなら面白いゲームがあるから呼んでほしいと言われている」みたいな話をされました。

西京2に来た人ならわかると思います。懇親会のゲームです。

このときは詳しいことを聞いていなくて，まあ盛り上げてくれるなら良いんじゃないぐらいに思っていました。「良いんじゃないですか」と言った覚えがあります。思えばこのときにもっと詳細を明らかにしておくべきでしたね。

ある程度の準備は順調に進みました。当初会場にしようと予定していた中市コミュニティホールNacさんとはこの頃既に3月16日に会場を借りるという話を進めていました。

…が，会場担当とNacさんとの間で何らかの認識の食い違いがあり(認識の食い違いがあったとしか聞いていません)，突如Nacはカンファ当日に使えなくなりました。これが判明したのが1月始めです。厳しい。

このあとはしばらく必死に会場探しをすることになります。

良い感じに会場が山口労福協会館に決まりました。立地以外は特に文句ない環境だったかなと思います。

並行して「ある企業」とのやりとりが進んでいました。ここでいろいろと問題がありました。

「ゲームに2時間かかる」との話があったのです。

いやいやいや2時間は無いだろ。懇親会全部潰れるだろ。絶対に無理だろ。人集まらんだろ。

さらに内容が「ビジネスゲーム」だと言うので，それ人集まるか？と思い始めました。ぼくは不安になりました。

このときは結局まあ所要時間は1時間が限界ではないですかという話になったので，担当のメンバーには先方にそのように伝えてもらいました。

そこで判明したのが，実はこの2時間には企業紹介が含まれていたということです。

メンバーからは「企業紹介とゲーム説明の一部を削ってもらうことで所要時間を1時間に短縮することができたが，その結果こちらから来てもらうようにお願いしたような形になってしまった」と連絡がありました。ぼくはとても不安になりました。

当初の話ではスポンサーをお願いするということで交渉を進めていたはずだったのですが，相手方からは「企業としての利益が薄い，今のままでもボランティアのようなものなので」と断られたとのことでした。はい…

さて，そんなこんなでごたごたしている間にも発表応募が始まります。当初の予定以上の応募をいただきました。ありがとうございました。

できるだけたくさんの発表を聞きたかったので当選発表直前，ギリギリまでスケジュールを調整しました。その結果当初は懇親会を2時間ほど取りゲームに参加した人も懇親会で自由な時間が取れるようにと思っていたところが半分に削れて厳しいことになってしまいました。懇親会でゲームに参加してくださった参加者の方には本当に申し訳ないと思っています。

抽選を完全に抽選にするかある程度内容でふるうかという議論がありましたが，結局あのフォームの内容ではふるいにかける材料として足りないし云々というので完全抽選式にしました。

ここでやりとりをしていた企業の方から「10分枠で登壇したい」と声掛けがありました。

ここには

• 応募フォームからの応募ではない
• connpassで参加者として登録されていない

という問題がありました。

高専カンファレンスin西京2のconnpassページには

発表を希望される方は、当ページからイベントに参加登録した後、以下のフォームからご応募ください。

と明確に記述があります。

この記述があるにも関わらず運営と関わりがあるからという理由で特例措置を取って良いものなのかというので運営でも揉めました。結局，降りていただくことにしました。

正直企業として来られる以上ある程度イベントに対する理解はしてほしかったという気持ちがあります。公式な手続きも踏まずにイベントに対して「利益が薄い」と言われてしまうとこちらとしてはうーんとなりますね。当日も「自分たちはイベントに参加しに来たのではない，ゲームを提供しに来たのだ」みたいな態度をされていてあまり良い印象は受けなかったです。

このあとは基本的にポスターやステッカーの入稿スケジュールと戦うことになります。

ポスター担当には2月14日を期限としてお願いしていましたが実際に原稿が上がってきたのは3月3日でした。おかしいな。

ステッカーは爆速で仕上げてもらいました。ありがとうございました。

当日

特別問題なく進めることができました。参加者のみなさん円滑な運営にご理解・ご協力ありがとうございました。

運営のメンバーが当日無線LANルータを持参してくれたり，私物の配信機材を持ってきてくれたりしました。

それに伴って司会担当が突如配信と司会を両方行ってくれていたので途中からはぼくが司会を交代しました。

気になった点は司会が登壇者名を正しく読まなかったり知り合いだからといって「〇〇くん」と呼んでしまったりしたなどです。

イベントの運営に私情を持ち込んではいけないと思います。これは高専祭のゲーム大会でも思ったことですが。

途中から司会を交代したので，ぼくが司会をしている間に懇親会のお菓子を買ってきてもらいました。ごめんなさい。

展示発表はとにかく厳しかったなという印象です。時間に余裕がなかったことと事前準備が十分でなかったことが原因としてあります。

ぼくとしては事前準備として不備なく展示品が動くかどうかのチェックまでしておいてほしかったのですが，担当メンバーに上手く伝わっていなくて設置のみの事前準備になってしまっていました。実際に上手く展示品が動いていないっぽいのを見たので悔しかったです。ここは本当に運営の意思疎通が悪かったです。

また，展示ブースに展示者の知り合いが集まってほぼオフ会状態になっていたりしたので適宜散らしていました。純粋に展示を楽しみたい人に対して迷惑でしかないですし，展示者としてもそれを自分から散らせないのはちょっと誠意が足りないかなという気がしなくもなかったです。

一番心配していた時間については綺麗に想定範囲内に収まったので良かったかなと思っています。

タイマーのベルの回数について司会から言及がないと心配になりますね。

飛び入りLTも良い感じに進みましたし，今回の運営の一番良かった点はリアルタイムに参加者の意見を聞きながら動けた点かなと思います。

途中から飛び入りLTの会場を移動したのは正解だったと思いつつ，移動前に話をしてくださった方には申し訳ない気持ちしかありません。

個人的に不満だったのはぼくの飛び入りLTのときに知り合いが野次を飛ばしてきていたところで，ぼくはあくまで運営として登壇者としてLTをしていたので，ぼく個人を茶化す意図の大きな声が飛び交っていたのは正直少し悲しいなと思いました。仕方ないと言えばそう。

今後の反省

中途半端に企業との関わりを作るのは良くないです。

また，今回はぼくは受付という立場だったのに関わらず事前準備のスケジュール管理をしたり当日の司会をしたりしてしまったので，そこは悪い癖だなと思っています。ちゃんと実行委員長にやらせなければいけないところでした。

去年は運営チームが大きすぎて運営がいろいろと滞ったりしてしまいましたが，今年は少数で進めたことで発言に対して誰からもレスポンスがないという嫌な事態は目にせず済みました。良かったです。

ただやはり宇部と徳山の間にはいろいろと壁があったように思います。イベントの運営は少なくとも実行委員長が全員とある程度信頼関係のあるメンバーで行うべきです。

とは言え全体的には参加してくださった方々にも楽しんでもらえていたようですし，イベントとしてはまあまあ良かったのかなと思います。

参加してくださった皆さんは全国各地から山口まで来ていただいてありがとうございました。

山口が「なにもないクソ田舎」という認識をされていないことを祈ります。ぜひまた山口に来てください。

また，高専カンファレンスin西京の実行委員長として，このように下の代が自分の意志を継いでくれたことを本当に誇りに思います。嬉しいです。実行委員長，本当にありがとうございました。お疲れ様でした。

また山口県で高専カンファレンスをするという動きがあればそれは本当に嬉しいことだなと思います。

以上でぼくの高専カンファレンスin西京2を締めたいと思います。お疲れ様でした。